労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、これらは「法定三帳簿」と呼ばれ、労働者を雇用する場合、整備、管理、保存しなければならない、と労働基準法に定められています。今回は、具体的にそれら法定三帳簿をどのように取り扱えば良いのか、解説させていただきます。
労働者名簿
まずは労働者名簿から。労働者をひとりでも雇った場合、日雇い労働者以外のすべての労働者について、事業場ごとに作成する必要があります。
つまり、社員もパートもアルバイトも、本社も支店も営業所も、それぞれ作成しなければならない、ということです。記入すべき項目は、
・氏名
・生年月日
・社内での履歴(異動など)
・性別
・住所
・従事する業務の種類(30人未満の事業場は不要)
・雇い入れ年月日
・退職または死亡の年月日(解雇の場合はその理由、死亡の場合はその原因)
となっており、それらに変更があった場合はその都度すみやかに修正し、退職または死亡の日から3年間保存する義務があります。ちなみに違反した場合は、30万円以下の罰金。
出勤簿
労働者を雇ったら働いてもらいましょう、ということで続いては出勤簿について。記入すべき項目は、
・氏名
・出勤日
・始業時刻
・終業時刻
・休憩時間
保存期間は、最後の出勤日から3年間。違反した場合は、これまた30万円の罰金となっております。
賃金台帳
労働者を雇って働いてもらったら、その分お給料を支払いましょう、ということで最後は賃金台帳について。記入すべき項目は、
・氏名
・性別
・賃金計算期間
・労働日数
・労働時間数
・時間外、休日、深夜労働の時間数
・基本給、手当等の種類とその額
・控除の項目とその額
こちらも最後に記入した日から、3年間保存義務があります。
HRテクノロジーで効率よく
ひとつひとつ個別に整備するのは、意外に手間がかかりますが、HRテクノロジーを活用することで、効率よく法定三帳簿を整えることができます。数あるサービスの中で弊所がお勧めするのは、SmartHRとfreee人事労務。従業員の個人情報の収集から、管理、そして勤怠や給与データをひとまとめにすることができ、HR業務の効率化を図ることができます。ご興味のある方、お気軽にお問い合わせください。導入から運用まで、トータルでサポートさせていただきます。
